Materi Pertama yang Hasbullah Bawakan Pada Pelatihan Kepemimpinan

A. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya
maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

Lalu Muncul Pertanyaan :
1.Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!
2.Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !
3.Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.

B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua
macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan.
2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

C. Rincian Tugas Sekretaris
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :
1. menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :
memproses surat masuk dan keluar
mengonsep surat
mengetik surat
mengklasifikasi surat
mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen
2. menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.
3. menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :
menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin
4. membuat laporan, menyusun data dan statistic ( Inventaris)

D. Persuratan
Harus dibuat terpisah menjadi dua buku atau satu buku dibagi dua, yang terdiri dari:1. surat masuk2. surat keluar
Surat Masuk
No Tgl Masuk Instansi Perihal Ket
1 24 Januari 2008 BEM FMIPA UH Undangan Rapat Ketua Umum
2 2 Februari 2998 Jurusan Matematika FMIPA UH Utusan Loka Karya Warga Himatika

Surat Keluar
No Tgl Keluar Instansi Perihal Ket
1 25 Januari 2008 Gubernuran Permohonan Bantuan Dana Gubernur
2 3 Februari 2998 BEM FMIPA UH Menbuka Acara LK1 Ketua BEM FMIPA UH

Jenis-jenis Surat dan Penomoran1. Surat Ketetapan2. Surat Keputusan3. Surat Mandat4. Surat Keterangan5. Surat Pemberitahuan6. Surat Undangan7. Surat Permohonan a. ijin kegiatan b. bantuan c. kesediaan d. peminjaman tempat dan fasilitas f. dll8. Surat Perjanjian/transaksi9. dll
Kode
Ditujukan
A Pada Warga Himatika
B Pada Istansi/Perorangan Dalam Lingkup Kampus
C Pada Istansi/Perorangan di Luar Kampus
D Pada Istansi/Perorangan di Luar Provinsi


No. : 002 / A / SM / BE Himatika FMIPA Unhas / I /2008

Keterangan :
002 = Nomor Surat
A = Kode Surat yang ditujikan pada warga Himatika
SM = Surat Mandat
BE Himatika FMIPA Unhas = istansi yang mengeluarkan surat
I = Bulan Keluar
2008 = Tahun Keluar